Assemblée annuelle de copropriété : préparer une AGA efficace

L'assemblée annuelle des copropriétaires est le moment où le syndicat rend des comptes, adopte ses orientations et élit son conseil d'administration. Bien préparée, elle se déroule en une soirée, dans le calme. Mal préparée, elle s'étire, se termine sans quorum ou donne lieu à des décisions contestables. Le Code civil du Québec encadre plusieurs étapes, et les règles ont évolué depuis la Loi 16.

Voici comment préparer une assemblée générale annuelle (AGA) qui respecte les règles et qui avance.

Les documents à joindre à l'avis de convocation

L'article 1087 du Code civil précise ce qui doit accompagner l'avis de convocation de l'assemblée annuelle : le bilan, l'état des résultats de l'exercice écoulé, l'état des dettes et des créances, le budget prévisionnel, tout projet de modification à la déclaration de copropriété et une note sur les modalités essentielles de tout contrat proposé et de tous travaux projetés.

C'est souvent là que le bât blesse. Un budget envoyé en retard ou des travaux présentés sans chiffres alimentent la méfiance et les questions en salle. Le délai de convocation et la période où l'assemblée doit se tenir sont généralement fixés par la déclaration de copropriété et ses règlements : vérifiez-les dès la fin de l'exercice financier pour bâtir votre calendrier à rebours.

L'ordre du jour et les ajouts des copropriétaires

Tout copropriétaire peut demander qu'une question soit ajoutée à l'ordre du jour dans les cinq jours suivant la réception de l'avis de convocation (article 1088). Le conseil doit ensuite aviser par écrit l'ensemble des copropriétaires des questions ajoutées avant l'assemblée. Prévoyez ce délai dans votre calendrier : envoyer l'avis trop tard empêche de traiter correctement ces demandes.

Un ordre du jour clair suit généralement cette logique : ouverture et vérification du quorum, nomination d'un président et d'un secrétaire d'assemblée, adoption de l'ordre du jour et du procès-verbal précédent, présentation des états financiers, consultation sur le budget, travaux et contrats, élection des administrateurs, questions diverses.

Le quorum et les votes

Le quorum est atteint lorsque les copropriétaires présents ou représentés détiennent la majorité des voix (article 1089). Chaque copropriétaire vote selon la valeur relative de sa fraction, et non selon le principe d'une personne, un vote (article 1090). Un copropriétaire en retard de plus de trois mois dans le paiement de ses charges communes perd son droit de vote jusqu'à ce qu'il ait tout payé (article 1094).

Si le quorum n'est pas atteint, l'assemblée est ajournée à une autre date et tous les copropriétaires doivent en être avisés. À l'assemblée ajournée, le quorum est constitué des trois quarts des membres présents ou représentés, mais les décisions importantes visées à l'article 1097 exigent tout de même la présence de copropriétaires détenant la majorité des voix de l'ensemble du syndicat.

La plupart des décisions se prennent à la majorité des voix des copropriétaires présents ou représentés (article 1096). D'autres exigent les trois quarts des voix, notamment l'achat ou la vente d'un immeuble par le syndicat, la transformation, l'agrandissement ou l'amélioration des parties communes, ou la modification de l'acte constitutif (article 1097).

Les assemblées virtuelles et hybrides

Depuis les modifications apportées par la Loi 16, une assemblée peut se tenir à l'aide de moyens permettant à tous les participants de communiquer immédiatement entre eux (article 1088.1). Le vote doit alors se faire par un moyen qui permet de le vérifier par la suite et de préserver le secret du vote lorsqu'un scrutin secret est demandé (article 1089.1).

En pratique, une assemblée hybride augmente souvent la participation, donc les chances d'atteindre le quorum. Testez la plateforme à l'avance, prévoyez un responsable technique et une façon simple de valider l'identité et le nombre de voix de chaque participant.

Les sujets incontournables depuis la Loi 16

Les syndicats doivent maintenant disposer d'un carnet d'entretien et d'une étude du fonds de prévoyance réalisés selon les normes réglementaires. Pour la majorité des copropriétés existantes, le délai pour obtenir ces documents est de trois ans et un jour à compter du 14 août 2025. L'AGA est le bon moment pour faire le point sur l'échéancier, les soumissions reçues et l'effet attendu sur les contributions. Nos articles sur la Loi 16 et sur l'étude du fonds de prévoyance détaillent ces obligations.

Après l'assemblée

Rédigez et diffusez rapidement le procès-verbal, en indiquant clairement les résolutions adoptées et le résultat des votes. Une décision d'assemblée peut être contestée devant le tribunal dans les 90 jours suivant l'assemblée lorsqu'elle est partiale, prise dans l'intention de nuire ou entachée d'une erreur dans le calcul des voix (article 1103). Un procès-verbal précis est votre meilleure protection.

FAQ

Un copropriétaire peut-il se faire représenter à l'assemblée ?

Oui, la représentation par mandataire est courante. Les règles précises, comme la forme de la procuration, sont généralement prévues dans la déclaration de copropriété. Vérifiez-les avant l'assemblée pour éviter les contestations.

Que se passe-t-il si le budget n'est pas adopté ?

Le Code civil prévoit que le conseil d'administration fixe la contribution aux charges communes après consultation de l'assemblée (article 1072). L'assemblée est consultée sur le budget, mais c'est le conseil qui fixe ensuite les contributions.

Combien de temps un copropriétaire a-t-il pour ajouter un point à l'ordre du jour ?

Cinq jours après la réception de l'avis de convocation. Le conseil doit ensuite informer tous les copropriétaires par écrit des questions ajoutées.

Une AGA peut-elle se tenir entièrement en ligne ?

Oui, à condition que tous les participants puissent communiquer immédiatement entre eux et que le mode de vote permette de vérifier les votes et de préserver le secret lorsqu'il est demandé.

Que faire si l'assemblée perd le quorum en cours de route ?

Si un copropriétaire le demande, l'assemblée qui n'a plus le quorum doit être ajournée. Mieux vaut traiter les points importants en début de soirée.

Votre prochaine AGA approche ? Contactez notre équipe : nous vous répondons en moins de 4 heures ouvrables.

Information générale : les règles et les situations peuvent varier. Vérifiez les sources officielles ou consultez un professionnel pour votre dossier.